Le groupe Colisée a déployé le logiciel NetSoins, édité par Teranga Software (désormais Orisha Care), dans l’ensemble de ses établissements en France. Ce déploiement s’inscrit dans un mouvement plus large de numérisation du secteur médico-social, porté notamment par le programme national ESMS Numérique qui finance le dossier usager informatisé (DUI), la conduite du changement et la formation des équipes.
Pour les soignants en EHPAD, passer d’un outil papier ou d’un ancien logiciel à NetSoins ne se résume pas à apprendre de nouveaux boutons : c’est un changement de pratiques quotidiennes dont la réussite dépend largement de l’accompagnement proposé.
Logiciel de soins en EHPAD : ce que NetSoins modifie dans le travail quotidien
NetSoins centralise dans un même espace le suivi médical, les prescriptions, les transmissions entre équipes et une partie de la gestion administrative des résidents. Avant son arrivée, ces informations pouvaient circuler sur plusieurs supports, avec des risques de perte ou de doublons.
Le passage à un dossier de soins informatisé change la façon dont chaque professionnel consigne et consulte l’information. Un aide-soignant, une infirmière coordinatrice et un médecin traitant n’utilisent pas les mêmes fonctionnalités, ni avec la même fréquence. La formation NetSoins chez Colisée doit donc tenir compte de cette diversité de profils et de besoins.
Un point souvent sous-estimé : être équipé d’un logiciel ne garantit pas l’usage effectif des services numériques. Le DUI peut s’inscrire dans un parcours incluant l’Identité Nationale de Santé (INS), Mon espace santé ou la messagerie sécurisée MSSanté. Si ces services ne sont pas raccordés et réellement utilisés par les équipes, le logiciel reste un outil isolé, loin de son potentiel d’interopérabilité.
Formation NetSoins et conduite du changement : deux démarches distinctes
Une formation initiale au logiciel couvre généralement la navigation dans l’interface, la saisie des actes de soins, la consultation du dossier résident et la gestion des prescriptions. Ce socle technique est nécessaire, mais il ne constitue qu’une partie du travail.
La conduite du changement précède et prolonge la formation technique. Elle englobe la communication en amont du déploiement, l’identification de référents au sein des équipes, le recueil des inquiétudes et l’adaptation du rythme de mise en place aux réalités du terrain. Le programme ESMS Numérique reconnaît cette distinction en finançant séparément le pilotage du projet, l’accompagnement au changement et la formation proprement dite.
Confondre les deux expose à un scénario récurrent : des soignants formés sur le plan technique, mais qui reviennent à leurs anciennes habitudes quelques semaines après le déploiement parce que le contexte organisationnel n’a pas été préparé.
Adapter la formation aux profils métier
Un catalogue de formation unique pour tous les collaborateurs produit rarement de bons résultats. Les besoins d’une infirmière qui gère les plans de soins diffèrent de ceux d’un agent de service qui consulte ponctuellement le dossier résident. Structurer des parcours par métier permet de concentrer le temps de formation sur les fonctionnalités réellement utilisées.
- Les aides-soignants ont besoin de maîtriser la saisie des transmissions ciblées et le suivi des actes quotidiens, souvent sur tablette au plus près du résident.
- Les infirmiers et infirmières coordinatrices utilisent davantage les modules de prescription, de traçabilité des traitements et de coordination avec les médecins traitants.
- Les équipes d’encadrement (directeurs d’établissement, responsables qualité) exploitent les tableaux de bord et les indicateurs de suivi pour piloter l’activité.
Qualité des transmissions : le vrai indicateur d’une formation réussie
La capacité à naviguer dans NetSoins ne dit rien, à elle seule, sur la qualité de ce que les soignants y inscrivent. Un dossier informatisé centralise l’information, mais ne définit pas quoi transmettre ni comment repérer une donnée utile pour la relève.
C’est un angle concret pour évaluer l’efficacité d’une formation : les transmissions saisies après le déploiement sont-elles compréhensibles par un collègue qui prend son poste ? Contiennent-elles les informations pertinentes sur l’évolution de l’état de santé du résident, ou se limitent-elles à des mentions génériques ?
Former à la rédaction de transmissions exploitables suppose d’aller au-delà du logiciel. Cela touche aux pratiques professionnelles de chaque soignant, à sa compréhension du circuit de l’information dans l’établissement et à sa capacité à hiérarchiser ce qu’il observe. La formation au logiciel et la formation aux bonnes pratiques de transmission sont deux chantiers complémentaires qui gagnent à être menés ensemble.
Accompagnement post-déploiement : le maillon souvent absent
Les premières semaines après le passage à NetSoins concentrent la majorité des difficultés. Les soignants découvrent des cas d’usage non couverts pendant la formation initiale, oublient certaines manipulations ou rencontrent des situations où l’ancien réflexe (papier, appel téléphonique) semble plus rapide.
Un dispositif de support accessible directement dans l’établissement fait la différence à ce stade. Les référents internes, formés en amont et identifiés par leurs collègues, jouent un rôle de relais au quotidien. Sans ce maillage, les demandes d’aide remontent vers un support technique distant, avec des délais de réponse incompatibles avec le rythme du soin.
La question du maintien des compétences dans la durée reste ouverte. Le turnover dans le secteur médico-social implique que de nouveaux collaborateurs arrivent régulièrement sans avoir suivi la formation initiale. Des modules complémentaires ou des sessions de rappel sont alors nécessaires pour éviter que le niveau d’usage se dégrade progressivement.
Points de vigilance pour les établissements Colisée
- Prévoir un temps de double saisie (papier et logiciel) pendant la période de transition, en le limitant dans la durée pour ne pas ancrer des pratiques parallèles.
- Documenter les cas d’usage spécifiques à chaque établissement, car les résidents et les organisations de travail varient d’une maison à l’autre.
- Intégrer la protection des données personnelles (RGPD) dans la formation, puisque le dossier résident informatisé contient des données de santé sensibles.
- Mesurer l’usage réel du logiciel quelques mois après le déploiement, en analysant la fréquence et la qualité des saisies, pas seulement le taux de connexion.
Le déploiement de NetSoins dans les établissements Colisée engage bien plus qu’un changement d’outil informatique. La réussite se mesure à ce que les soignants font du logiciel au quotidien, dans la qualité des transmissions, la fluidité de la coordination et le temps effectivement libéré pour l’accompagnement des résidents. Tant que la formation reste pensée comme un événement ponctuel plutôt que comme un processus continu, le risque d’un retour aux anciennes pratiques persiste.
